3 Alasan Teratas Firma Hukum Tidak Menggunakan Dikte Digital

[ad_1]

Dalam profesi saya, adalah umum untuk mengajukan banyak pertanyaan. Sungguh, ini perlu. Asisten virtual adalah seseorang yang harus mengetahui sebanyak mungkin tentang sistem klien tertentu atau cara melakukan sesuatu agar dapat mengonfigurasi dan menggunakan teknologi yang tersedia dengan lebih baik untuk membantu mereka melakukannya dengan lebih baik, lebih cepat, dan dengan biaya lebih rendah – apa pun masalahnya. klien mencari keuntungan.

Saya memulai karir saya membantu veteran hampir delapan tahun yang lalu dan telah membatasi praktik saya pada bantuan virtual di bidang hukum. Selama bertahun-tahun, saya telah bertanya kepada banyak pengacara, pejabat firma hukum, paralegal, manajer sumber daya manusia, penyelidik swasta, pejabat TI, mitra pengelola, manajer kantor, sekretaris, dan lainnya tentang proses yang digunakan di perusahaan mereka. Beberapa menggunakan perangkat lunak manajemen dokumen, dan beberapa tidak. Beberapa memiliki situs web, beberapa tidak. Hampir tanpa gagal, ketika ditanya apa yang digunakan pengacara untuk dikte, jawaban paling umum: alat perekam.

Ini bagus, karena dikte adalah proses yang sangat efektif, bahkan dengan pita. Menurut Dictaphone, rekaman dikte dibuat pada tahun 1952 sebagai “penghemat waktu daripada tulisan tangan dan steno untuk pengacara, dokter, dan profesional lainnya.” Perekam kaset mini pertama dipasarkan pada tahun 1973. Percayakah Anda? Perekam kecil yang sama yang masih digunakan di sebagian besar perusahaan di AS saat ini adalah teknologi yang setara dengan mendengarkan musik 8 trek!

Bagaimanapun, jika perusahaan Anda menggunakan dikte berbasis pita, sudah dipahami bahwa merekam produk kerja tetap yang sebenarnya adalah cara yang baik untuk menyelesaikan sesuatu, dan jika perusahaan Anda tidak menggunakan dikte, Anda mungkin harus mulai dengan digital, jadi tetaplah membaca.

Mengapa meningkatkan ke dikte digital?

Meski tidak setua dikte itu sendiri, dikte digital sudah ada cukup lama. Profesi medis telah menggunakan teknologi dikte digital (komunikasi dan perekam portabel) selama lebih dari satu dekade. mengapa? Upgrade ke dikte digital telah menyediakan rumah sakit, klinik, kantor dokter, dan perusahaan asuransi dengan:

o Kemampuan dokter untuk bekerja dari jarak jauh dengan lebih dari sekadar telepon atau perekam seluler dan koneksi Internet

o Pusatkan alur kerja dokumen untuk banyak pengguna, dan beberapa operasi di tempat

o Kemampuan untuk memantau pekerjaan yang sedang berjalan dan produktivitas secara keseluruhan

o Kemampuan untuk melacak dan melaporkan berbagai metrik dan standar

o Kemampuan untuk memanfaatkan transkrip jarak jauh dan menghemat biaya staf

Cara saya melihatnya, perusahaan dengan ukuran berapa pun memiliki keuntungan yang sama dengan praktik medis berukuran serupa dengan meningkatkan ke dikte digital – jadi pertanyaannya tetap, dengan begitu banyak keuntungan, mengapa tidak!? (Baca lagi daftar ini di atas – dengan mempertimbangkan perusahaan Anda.)

Mengapa perusahaan tidak menggunakan dikte digital?

Alasan utama menurut saya adalah belum ada yang menggabungkan 2% 2B2. Karena teknologi dikte digital bukanlah “baru”, tidak banyak perhatian diberikan di luar industri medis. Baru-baru ini, firma hukum Inggris dan Eropa lainnya telah menjadi berita yang membahas bagaimana peningkatan ke dikte digital lebih mudah dan lebih baik dari yang diharapkan.

Bagaimana di sini di AS?

Di bawah ini (dalam urutan terbalik) adalah tiga tanggapan teratas yang saya terima selama bertahun-tahun untuk pertanyaan: “Mengapa perusahaan Anda tidak ditingkatkan ke dikte digital?”

#3: “Dikte digital, bukankah itu pengenalan suara?”

Tidak, pengenalan suara bukan dikte digital. Pengenalan suara adalah sebuah program. Dibutuhkan suara manusia dan mengubahnya menjadi teks. Perangkat lunak pengenalan suara memerlukan pelatihan untuk setiap pengguna tertentu – jam pelatihan untuk sebagian besar aplikasi, yang membuat penerapan teknologi ini tidak praktis di sebagian besar pengaturan perusahaan.

Dikte digital adalah rekaman suara Anda menggunakan perangkat lunak atau perangkat yang menyediakan fungsi dikte – jeda, mundur, masuk, dll. Namun, dalam mode digital, rekaman tidak ditransfer ke kaset, dan disimpan sebagai file audio (misalnya, .wav, .dss). Tidak seperti pengenalan suara, dikte digital membutuhkan transcriber dan perangkat lunak untuk menuliskan pemikiran yang direkam.

Omong-omong, salah satu alasan mengapa saya sangat yakin bahwa perangkat lunak pengenalan suara tidak akan pernah dapat menggantikan sekretaris/transkriptor yang sah – tidak peduli seberapa terlatihnya dia, itu tidak dapat dikenali ketika Anda mengatakan “tergugat” dan Anda harus mengatakan “penggugat”! 😉

Jadi, meskipun Anda mungkin pernah mendengar atau membaca tentang kekurangan teknologi pengenalan suara, dikte digital adalah hewan yang sama sekali berbeda.

No. 2: “Jika tidak rusak…”

Ya, memang benar bahwa dikte pita telah ada dan bekerja selama beberapa dekade, begitu juga dengan mesin tik, sempoa, dan bahkan kompas dalam hal ini. Upgrade ke dikte digital bukanlah solusi, itu adalah peningkatan dari proses yang dikenal. Ini adalah evolusi alami dikte – dari manusia (Secy), ke rekaman (pita), ke digital (file audio).

Saat melakukan upgrade ke digital, yang perlu digarisbawahi adalah mereka yang mendaftar tidak perlu lagi berada di lokasi fisik yang sama dengan orang yang melakukan transkripsi – atau dalam bahasa sekarang: mereka dapat bekerja dari jarak jauh! Tergantung pada bagaimana pickup diatur, selama tiran perusahaan memiliki akses telepon atau internet, mereka dapat menghasilkan waktu yang dapat ditagih.

Karena file dikte yang dibuat dengan digital bersifat elektronik, file tersebut dapat diproses sama seperti file komputer lainnya – disimpan, dialihkan melalui jaringan, dll. Ini membuat file dikte itu sendiri lebih nyaman dan mudah digunakan di lingkungan elektronik saat ini (jaringan, banyak kantor, perangkat lunak manajemen dokumen, persyaratan penyimpanan).

Selain peluang kerja jarak jauh bagi para diktator, peningkatan ke dikte digital menyediakan pelaporan dan pelacakan untuk setiap file saat bergerak melalui proses atau semua metrik yang tidak dapat disediakan oleh sistem dikte berbasis pita. Ambil kasetnya, tanyakan pada pengacara apa isinya dan lihat apa yang mereka katakan! Namun, jika itu file digital, Anda selalu tahu tanggal dan waktu file itu dibuat, oleh siapa, berapa lama, kliennya, apa signifikansinya, dan banyak lagi.

Jadi, dari perspektif administrator dan juga diktator, peningkatan ke dikte digital memberikan peningkatan yang signifikan dalam cara kerja dilakukan.

Dan… tanggapan favorit saya sepanjang masa untuk…

“Mengapa perusahaan Anda tidak ditingkatkan ke dikte digital?”

#1: “Kami tidak suka perubahan.”

Saya tidak bercanda! Saya telah mendengar ungkapan yang tepat ini lebih sering daripada yang saya akui!

Selain, tentu saja, respons yang membantu saya menyadari bahwa perusahaan dapat mengambil waktu lama untuk mengambil keputusan, ini menghadirkan dilema besar. mengapa? Saat melakukan upgrade ke digital, tidak banyak perubahan yang terjadi pada proses diktator tersebut. Faktanya, Olympus dan produsen besar lainnya memiliki perekam digital portabel di lini Profesional mereka yang memiliki sakelar geser. Sungguh, perekam digital mensimulasikan fungsi perekam analog.

Jadi, ketika dikonfigurasi dengan benar, selain fakta bahwa seorang pengacara tidak harus bangun dari kursinya untuk menyerahkan kaset kepada sekretarisnya (atau meninggalkan kursinya), ketika meningkatkan ke digital, diktator tidak “melakukan” sesuatu yang berbeda.

bungkus semuanya

Pada titik tertentu, setiap perusahaan harus mempertimbangkan pro dan kontra dari setiap peningkatan teknologi. Dengan semakin banyak peralatan dan perangkat lunak yang dibutuhkan untuk tetap menjadi yang terdepan dalam persaingan, tidak heran tidak ada yang mencari “peningkatan” lain. Tidak seperti kebanyakan teknologi yang tersedia saat ini, teknologi dikte digital bukanlah “baru”. Ini sangat stabil dan telah diuji secara agresif, berhasil diterapkan dan digunakan di lingkungan dengan berbagai ukuran selama lebih dari satu dekade.

Ini harus, IMHO, membuat peningkatan ke dikte digital yang harus dimiliki untuk anggaran teknologi perusahaan mana pun untuk tahun 2009.

Related Articles

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Back to top button
Close
Close